บทที่ 2ข้อมูล สารสนเทศ และการสื่อสาร

บทที่2 ข้อมูล สารสนเทศ และการสื่อสาร

2.1 ข้อมูลและสารสนเทศ
1.ข้อมูล

        ข้อมูล(data)หมายถึงข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้น เช่น บันทึกข้อความ รายงานการประชุม  ข้อมูลบนหน้าเว็บเพจ เหตุการณ์ต่างๆที่พบเห็น  เป็นต้น
2.สารสนเทศ

       สารสนเทศ(information)หมายถึงข้อมูลต่างๆที่ผ่านการประมวลผลแล้ว เช่นการหาค่าเฉลี่ยของอุณหภูมิสูงสุดและต่ำสุดในแต่ละวันเพื่อนำไปวิเคราะห์หาสาเหตุการเปลี่ยนแปลงทางธรรมชาติที่เกิดขึ้นเป็นต้น
3.ลักษณะของข้อมูลที่ดี
        ข้อมูลที่ดีต้องมีคุณภาพเหมาะสมและตรงกับความต้องการของผู้ใช้จึงควรมีลักษณะดังนี้

-  มีความถูกต้องแม่นยำ

-  มีความสมบูรณ์ครบถ้วน

-  ถูกต้อง รวดเร็ว และเป็นปัจจุบัน

-  ความสอดคล้องของข้อมูล

4. ชนิดและลักษณะของข้อมูล

          ข้อมูลที่ใช้ในการประเมินผลแบ่งออกเป็น 2 ชนิด ได้แก่

          ข้อมูลที่เป็นตัวเลข(numeric data)คือ ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่สามารถนำไปคำนวณได้ ซึ่งเขียนได้หลายรูปแบบคือ

-  เลขจำนวนเต็ม คือ ตัวเลขที่ไม่มีจุดทศนิยม เช่น 0, 1 ,15, 22 ,36 ,191, 357 ,-443,-789 เป็นต้น

-  เลขทศนิยมคือ ตัวเลขที่มีจุดทศนิยม ซึ่งอาจมีค่าเป็นจำนวนเต็ม เช่น 17.0 หรือ จำนวนที่มีเศษเป็นทศนิยมก็ได้ เช่น5.788, 38.14348, 1010.22 , -345.897 เป็นต้น

เลขทศนิยมแบบนี้สามารถเขียนได้ 2 รูปแบบ คือ

ก.)     แบบที่ใช้งานทั่วไป เช่น 7.0, 35.73 , 355.158, -41.80 เป็นต้น

ข.)     แบบที่ใช้งานทางด้านวิทยาศาสตร์ เช่น การเขียนในรูปสัญญากรวิทยาศาสตร์

           ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร(character data) คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรและไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่นำมาเรียงต่อกันให้มีความหมายได้ เช่น ICT , COMPUTER, NETWORK,INTERNET เป็นต้น
5. ประเภทของข้อมูล

                 สามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ ได้แก่

                ข้อมูลปฐมภูมิ(Primary data) คือ ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งไม่ได้คัดลอกมาจากแหลางข้อมูลอื่น ข้อมูลที่ได้จะมีความถูกต้อง ทันสมัย และเป็นปัจจุบันมากกว่าข้อมูลทุติยภูมิ เช่น ข้อมูลจากการสัมภาษณ์ การสังเกต การทดลอง การจดบันทึก ข้อมูลจากเครื่องอ่านบาร์โค้ด(barcode reader) ข้อมูลจากเครื่องอ่านลายนิ้วมือ เป็นต้น

                 ข้อมูลทุติยภูมิ(secondary data) คือ ข้อมูลที่มีผู้รวบรวมและเรียบเรียงไว้แล้ว ซึ่งเป็นข้อมูลที่นำมาใช้อ้างอิงได้ เช่น ข้อมูลสภาพอากาศจากกรมอุตุนิยมวิทยา ข้อมูลทางสถิติต่างๆที่มีการบันทึกไว้ เป็นต้น
2.2 กระบวนการจัดการสารสนเทศ

          แบ่งเป็น 4ประเภทใหญ่ๆคือ

1.) การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล

        การรวบรวมข้อมูล เป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินงาน ซึ่งใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ผ่านแป้นพิตัวอักษร การอ่านข้อมูลจากเครื่องอ่านบาร์โค้ด เป็นต้น

                การตรวจสอบข้อมูล การตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง ซึ่งหากพบความผิดพลาดก็จะต้องแก้ไขโดยใช้สายตาของมนุษย์หรือใช้คอมพิวเตอร์ช่วยตรวจสอบ

2.)การประมวลผลข้อมูล

ประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ ดังนี้

การจัดกลุ่มข้อมูล ควรจัดให้เป็นหมวดหมู่ เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งานครั้งต่อไป

การจัดเรียงข้อมูล ควรจัดเรียงข้อมูลที่มีความสำคัญตามลำดับตัวเลขหรืออักขระเพื่อสะดวกและประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูล

การสรุปผลข้อมูล ควรสรุปผลข้อมูลเพื่อให้กระชับและได้ใจความสำคัญ เพื่อรอการใช้ประโยชน์ในครั้งต่อไป

3.)การจัดเก็บและดูแลรักษาข้อมูล

ประกอบด้วยขั้นตอน ดังนี้

การเก็บรักษาข้อมูล  การนำข้อมูลที่ประมวลผลแล้วมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกข้อมูล เช่น ฮาร์ดดิสก์  ทัมบ์ไดรฟ์(thumb  drive) เป็นต้น

การทำสำเนาข้อมูล   การคัดลอกข้อมูลจากต้นฉบับเพื่อเก็บรักษา หากข้อมูลต้นฉบับเสียหาย ก็สามารถนำข้อมูลที่ทำสำเนาไว้มาใช้ได้

4.)การแสดงผลข้อมูล

       การสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูล เป็นเรื่องที่สำคัญและมีบทบาทอย่างมาก เพราะหารได้รับข้อมูลข่าวสารที่รวดเร็วและทันเวลา  ผู้ใช้ก็สามารถนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ได้เต็มศักยภาพ และการสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูลก็จะต้องมีประสิทธิภาพ

             การปรับปรุงข้อมูล   ควรมีการติดตามผลตอบกลับ(feedback)เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมาปรับปรุงแก้ไขให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลาและควรจัดเก็บอย่างมีระบบเพื่อง่ายต่อการใช้งาน

2.3 ข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์

1.)  ระบบเลขฐานสอง

       การสื่อสารกับคอมพิวเตอร์ต้องอาศัยระบบเลขฐานสอง  เนื่องจากคอมพิวเตอร์ทำงานด้วยสัญญาณไฟฟ้าโดยแทนตัวเลขศูนย์(0)และหนึ่ง(1)โดยแต่ละหลักจะเรียกว่า บิต(Binary Digit:Bit)และเมื่อนำตัวเลขหลายๆบิดมาเรียงต่อกัน[8บิต(bit)เท่ากับ 1ไบต์(byte)]จะใช้สร้างรหัสแทนจำนวน อักขระ สัญลักษณ์ ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษได้

2.) รหัสแทนข้อมูล

      เพื่อให้การแลกเปลี่ยนข้อความระหว่างมนุษย์กับคอมพิวเตอร์เป็นไปแนวเดียวกัน  จึงมีการกำหนดมาตรฐานรหัสแทนข้อมูลในระบบฐานสองขึ้น ดังนี้

      รหัสแอสกี(American Standard  Code  Information:ASCII) เป็นรหัสแทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือเท่ากับ 1ไบต์ แทนอักขระหรือสัญลักษณ์แต่ละตัว จะประกอบด้วยเลขฐานสอง 8บิตเรียงกัน

       รหัสยูนิโค้ด(Unicode)เป็นรหัสแทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 16 บิต เนื่องจากตัวอักษรบางประเภทเป็นตัวอักษรรูปภาพ ซึ่งมีตัวอักษรเป็นหมื่นตัว  หากใช้รหัสที่เป็นเลขฐานสอง 8บิตจะแทนรูปแบบตัวอักษรได้เพียง 256 รูปแบบ ด้วยเหตุนี้จึงสร้างรหัสใหม่ขึ้นแทน โดยแทนตัวอักขระได้65,536ตัวและยังใช้แทนสัญลักษณ์กราฟิกและสัญลักษณืทางคณิตศาสตร์ได้อีกด้วย

             3.) การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

                     ในการจัดเก็บข้อมูลจะต้องกำหนดรูปแบบหรือโครงสร้างของข้อมูลเพื่อให้ผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์เข้าใจตรงกัน ดังนี้
                      บิต(bit) คือ ตัวเลขหลักใดหลักหนึ่งในระบบเลขฐานสอง(0กับ1) ซึ่งเป็นหน่วยที่เล็กที่สุดของข้อมูล

                      ตัวอักขระ(character) คือ ตัวเลข ตัวอักษร หรือเครื่องหมายใดๆโดยตัวอักขระแต่ละตัวจะใช้เลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือ 1ไบต์ ในการแทนข้อมูล เช่น 0100 0001 ใช้แทนตัวอักขระ A เป็นต้น
                      เขตข้อมูล(field) คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระเรียงต่อกัน เพื่อแทนความหมายใดความหมายหนึ่ง
                      ระเบียนข้อมูล(record) คือ กลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกัน ตั้งแต่ 1เขตข้อมูลขึ้นไป
                      แฟ้มข้อมูล(fild) คือ กลุ่มของระเบียนข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กับ ตั้งแต่ 1ระเบียนขึ้นไป

                      ฐานข้อมูล(database) เป็นที่รวบรวมแฟ้มข้อมูลหลายๆแฟ้มเข่าด้วยกัน ซึ่งจะต้องมีความสัมพันธ์กันโดยใช้เขตข้อมูลที่เหมือนกัน
2.4  จริยธรรมในการใช้ข้อมูล
           1.) ความเป็นส่วนตัว(Privacy)
                  ก่อนที่จะเผยแพร่ข้อมูลทุกครั้งต้องคำนึงถึงความเป็นส่วนตัวสูง เช่น หมายเลข ATM  หมายเลขโทรศัพท์  หมายเลขบัตรเครดิต       เป็นต้น  ซึ่งหากข้อมูลเหล่านี้ถูกพวกมิจฉาชีพนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ก็จะสร้างความเดือดร้อนให้แก่เจ้าของข้อมูล

            2.) ความถูกต้อง(Accuracy)
                   ควรตรวจสอบข้อมูลความถูกต้องเสียก่อนการเผยแพร่ เพราะถ้าผู้รับข้อมูลที่ผิดก็จะไม่สามารถนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ได้ซึ่งจะทำให้เสียเวลาในการค้นหาใหม่

            3.) ความเป็นเจ้าของ(Property)
                     ผู้ใช้ควรระมัดระวังในการนำข้อมูลต่างๆมาใช้งานว่าได้รับอนุญาตจากเจ้าของข้อมูลหรือไม่ ซึ่งหากละเมิดลิขสิทธิ์ก็จะมีความผิดตามกฎหมาย

4.)  การเข้าถึงข้อมูล(Accessibility)                                                                                                                                                                              

       การใช้งานคอมพิวเตอร์มักมีการกำหนดสิทธิตามระดับของผู้ใช้งาน  ก็เพื่อป้องกันและรักษาความลับของข้อมูล ซึ่งการเข้าถึงข้อมูลของผู้อื่นโดยมาได้รับอนุญาต  ถือว่าเป็นการผิดจริยธรรมเช่นเดียวกับการละเมิดข้อมูลส่วนตัว